KVV Kundenerfolgsgeschichte – Projektmanagment

Die Digitale Transformation eines Stadtwerks

Die Kasseler Verkehrs- und Versorgungs-GmbH (KVV) hat mithilfe der Uffective-Plattform
eine eindrucksvolle digitale Transformation durchlaufen, um ihre interne IT-Struktur zu optimieren.
Diese Erfolgsgeschichte verdeutlicht, wie die Implementierung von Uffective die Projektmanagement-
und Finanzplanungsprozesse der KVV effektiv rationalisiert hat.
Um dies näher zu erläutern, werden wir zwei praktische Beispiele genauer betrachten.

Die KVV und ihre Herausforderungen vor der Einführung von Uffective

KVV stellt sich vor: Die Kasseler Verkehrs- und Versorgungs-GmbH (KVV) ist eine diversifizierte Holdinggesellschaft in Kassel, die für Versorgungsunternehmen und den öffentlichen Nahverkehr (ÖPNV) zuständig ist. Mit 12 Standorten, die in 4 Geschäftsbereiche gegliedert sind, darunter Energieerzeugung, ÖPNV-Dienste (Straßenbahnen und Busse), Glasfaserinstallationen und Freizeiteinrichtungen wie Schwimmbäder, spielt KVV eine entscheidende Rolle in verschiedenen Sektoren. Mit rund 1.900 Mitarbeitern und einem Umsatz von 570 Millionen Euro ist KVV ein herausragendes Versorgungsunternehmen.

Die Herausforderungen der KVV

Die Kasseler Verkehrs- und Versorgungs-GmbH (KVV) stand vor IT-Herausforderungen, nachdem 2009 beschlossen wurde, die interne IT auszulagern. Dies führte zu dezentralen IT-Kontrollpunkten in verschiedenen Geschäftsbereichen, was wiederum redundante IT-Anwendungen und einen Mangel an Überblick über IT-Angelegenheiten zur Folge hatte.

Während eines Umstrukturierungsprojekts von 2017 bis 2018 wurde klar, dass die interne IT-Kompetenz gestärkt werden musste. Statt die IT wieder intern zu betreiben, wurde die Abteilung für Digitalisierung und Informationstechnologie gegründet, die sich auf Governance, IT-Projektmanagement und Prozessoptimierung konzentrierte. Nach der Einführung im Jahr 2019 war es für die KVV entscheidend, die Kontrolle über ihre IT-Probleme zurückzugewinnen.

Um die erforderliche Beteiligung, Datenschutzinformationen und Kommunikation zwischen den Abteilungen und der IT-Abteilung sicherzustellen, wurde der interne Prozess „IT-Maßnahmenantrag“ beibehalten. Trotz einer Unternehmensvereinbarung für IT-Systeme gab es mehrere Medienbrüche zwischen den verwendeten Systemen.

KVV entdeckte Uffective aufgrund seiner Fähigkeit, Multiprojekte zu verwalten und nahtlos mit SAP-Systemen zu integrieren. Durch die Implementierung von Uffective konnte die KVV die Effizienz bei der Bearbeitung von Anfragen und Arbeitsabläufen für IT-Maßnahmen erheblich steigern, was zu einer wesentlichen Verbesserung bei der Bewältigung der anfänglichen Herausforderungen im Zusammenhang mit IT-Angelegenheiten führte.

Erstes praktisches Beispiel – Projektmanagement

Das erste Praxisbeispiel illustriert, wie die Implementierung von Uffective eine umfassende Lösung für das Projektmanagement von KVV lieferte.

Umfassende und effektive Umsetzung

Die Kasseler Verkehrs- und Versorgungs-GmbH (KVV) entschied sich dafür, ihre Projektmanagementprozesse durch die Einführung von Uffective zu optimieren. Hier sind die wichtigsten Schritte und Vorteile der Uffective-Implementierung:
 

Vorstellung der Uffective Software und ihre Rolle im PPM

Uffective ist eine cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung, die speziell für das Projektmanagement entwickelt wurde. Diese innovative Plattform fungiert als digitales Kontrollzentrum, in dem alle Aspekte eines Projekts koordiniert und verwaltet werden. Die Rolle von Uffective besteht darin, eine zentrale Plattform für die effiziente Koordination, Überwachung und Dokumentation aller Projektaktivitäten bereitzustellen, um verbesserte Teamarbeit und beschleunigte Projektabwicklung zu fördern. Die verschiedenen Funktionen und Vorteile des Uffective-Tools werden unten näher erläutert.

 

Direkte Initiierung neuer Projekten innerhalb der Plattform

Projektmanager können in Uffective mühelos neue Projektideen initiieren. Indem Sie die entsprechende Abteilung auswählen und das Projekt anlegen, wird der Initiierungsprozess rationalisiert. Das Tool führt die Benutzer durch die notwendigen Schritte und sorgt so für einen schnellen und effizienten Start von Projekten. Die Plattform ist so konzipiert, dass der gesamte Prozess, von der Ideenentwicklung bis zur Projekterstellung, nahtlos und benutzerfreundlich verläuft.

Olga Becker

IT-Projektmanagerin in der Digitalisierung & Informationstechnik

Kassler Verkehrs- und Versorgungs-GmbH

„Uffective ist wie LEGO:
Sie können ein Schiff oder ein Raumschiff daraus bauen!“

Uffective übertrifft sich selbst bei der nahtlosen Integration von Genehmigungsworkflows. Die Projektidee wird direkt in der Plattform erstellt, und Genehmigungsanfragen können mühelos gesendet werden. Dadurch wird der Genehmigungsprozess erheblich optimiert und manuelle Schritte werden auf ein Minimum reduziert.

Einreichung von Anträgen und Projekterfassung

Der unkomplizierte Antragsprozess ermöglicht es Projektmanagern, Ideen beizutragen, indem sie die relevante Geschäftseinheit auswählen und eine kurze Beschreibung geben. Die Möglichkeit, Ideen vorübergehend zu speichern oder den Genehmigungsprozess sofort zu starten, erhöht die Flexibilität.

Art der Änderung und Dokumentanhang

Um den Genehmigungsprozess genau zu informieren, wird die Art der Änderung spezifiziert, was als informative Grundlage für die Stakeholder dient. Relevanten Dokumente können direkt an den Antrag angehängt werden, um eine umfassende Entscheidungsgrundlage zu schaffen.

Auswahl des Genehmigers und Kommentarfunktion

Der Antrag wird gezielt an den entsprechenden Entscheidungsträger gesendet, z. B. den IT-Manager. Die Plattform ermöglicht eine direkte Kommunikation durch Kommentare, um zusätzliche Informationen anzufordern oder spezifische Anmerkungen zu hinterlassen.

 

Entscheidung und Feedback zu Genehmigungen

Die genehmigende Person, wie z. B. der IT-Manager, erhält klare Benachrichtigungen über ausstehende Genehmigungsanfragen. Nach Überprüfung aller relevanten Informationen treffen sie Entscheidungen zur Genehmigung oder Ablehnung. Bei Bedarf können Klärungen oder Anpassungen angefordert werden.

Feedback des Projektleiters und Weiterführung

Nach der Genehmigungsentscheidung erhält der Projektmanager Feedback. Bei Genehmigung verschwindet der Antrag aus dem Verantwortungsbereich des Entscheidungsträgers, und der Projektmanager kann die Implementierung initiieren. Bei Ablehnung werden Hinweise für notwendige Anpassungen gegeben.

Transparenter Genehmigungs-Workflow

Die Genehmigungsworkflows von Uffective sind nicht nur intern transparent, sondern auch innerhalb des gesamten Unternehmens. Jeder Initiator kann den aktuellen Status jederzeit überprüfen, was die Zusammenarbeit verbessert und zu einer effizienten Projektdurchführung beiträgt.

 

Die Uffective-Plattform bietet einen ganzheitlichen Überblick über Projekte und effizientes Fortschrittsmonitoring durch vielfältige Module, die im täglichen Projektmanagement eingesetzt werden:

 

Projektübersicht und Phasenstatus

In der Projektliste erhalten Projektmanager einen klaren Überblick über den Status ihrer Projekte. Die Ampeldarstellung zeigt den Fortschritt in drei wesentlichen Dimensionen an: Kapazitäten, Budgets und Fristen. Diese visuelle Darstellung ermöglicht eine schnelle Erkennung der Projektphase und identifiziert potenzielle Handlungsbereiche.

 

Die Module in Uffective ermöglichen eine detaillierte Fortschrittsüberwachung, einschließlich der Anzeige der Abteilung, aus der das Projekt stammt, und der Komplexität des Projekts. Echtzeitbewertungen stehen zur Verfügung und können zur Verbesserung der Unternehmensstruktur verwendet werden. Die Möglichkeit, den Fortschritt zu verfolgen, ermöglicht die frühzeitige Erkennung und Bearbeitung von Engpässen.

 

Arbeitspakete und GANTT-Diagramme

Für eine granulare Projektsteuerung werden Projekte in Arbeitspakete unterteilt. Diese können mit detaillierten Aufgaben auf einem klaren Board
ausgestattet werden. Die Verbindung zu GANTT-Diagrammen ermöglicht eine zeitliche Visualisierung von Aufgaben und Arbeitspaketen, was die
Projektplanung und -umsetzung effizient macht.

 

Profilgenerierung für mehr Transparenz

Bemerkenswert ist die Profilgenerierungsfunktion, die die Erstellung eines klaren Profils aus dem aktuellen Stand eines Projekts ermöglicht. Dieses Profil enthält alle relevanten Daten, die für Meetings und die Kommunikation mit Stakeholdern wichtig sind. Die Möglichkeit, das Profil anzupassen und als PDF zu exportieren, erleichtert die Transparenz und Dokumentation erheblich.

Insgesamt bieten diese Funktionen eine umfassende Kontrolle und Verwaltung von Projekten in Uffective und tragen zu einer effizienten und transparenten Projektdurchführung bei.

 

Fazit

Die Erfolgsgeschichte von KVV mit der Implementierung von Uffective zeigt, wie eine umfassende digitale Transformation erfolgreich die Herausforderungen einer dezentralen IT-Struktur angehen kann. Die Entscheidung, Uffective als zentrale Plattform einzuführen, ermöglicht nicht nur eine effiziente Koordination und Überwachung aller Projektaktivitäten, sondern schafft auch Transparenz und verbessert die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Die Initiierung neuer Projekte, transparente Genehmigungsworkflows und eine umfassende Projektübersicht sind entscheidend für die Steigerung der Effizienz und das erfolgreiche Management von Multiprojekten. Zusammenfassend beweist KVV, dass die digitale Transformation mit Uffective nicht nur die IT-Struktur optimiert, sondern auch die Grundlage für zukunftsorientierte und transparente Projektdurchführung schafft.