Projekte brauchen Menschen – und Menschen haben nur eine begrenzte Anzahl an Stunden, die sie investieren können. Genau hier entsteht der scheinbar unlösbare Widerspruch: Strategische Ziele erfordern Geschwindigkeit und Wirkung, während Ressourcen knapp, überlastet oder schlichtweg falsch zugeteilt sind. Das Ergebnis kennen viele Unternehmen nur zu gut: Durchlaufzeiten verlängern sich, weil Ressourcen dauerhaft überbucht sind, während andere kaum ungenutzt bleiben. Entscheidungen, welche Projekte Priorität haben sollen, werden oft aus dem Bauch getroffen – und nicht auf Grundlage belastbarer Daten. Meist weil diese mangels Transparenz den Entscheidern nicht in geeigneter Form vorliegen
In dieser Serie zeigen wir, wie integriertes Ressourcenmanagement diesen Knoten lösen kann. Es geht darum, Staffing konsequent an den Unternehmens-Zielen auszurichten, Engpässe sichtbar zu machen und Teams so zu steuern, dass weder Überlastung noch Unterbeschäftigung der Mitarbeiter auftreten muss. Denn nur wenn das Zusammenspiel zwischen Projekten, Rollen und Skills transparent ist, können Unternehmen wirklich schneller und zugleich nachhaltiger liefern.
Der erste Schritt besteht darin, Projektstaffing und Ziele des Unternehmens miteinander zu verknüpfen. Nur wer die strategische Landkarte im Blick behält, kann sicherstellen, dass die wertvollsten Ressourcen dort eingesetzt werden, wo sie den größten Beitrag leisten. Daraus ergibt sich fast automatisch die nächste Frage: Welche Rollen oder Fähigkeiten sind eigentlich die Engpassfaktoren, die über Lead Times und Wachstum entscheiden? Mit Uffective lassen sich diese Engpässe aufdecken und What-if-Szenarien durchspielen, bevor einzelne Projekte verbindlich zugesagt werden. So wird sichtbar, ob es besser ist, Aufgaben umzuverteilen, Mitarbeitende gezielt weiterzubilden oder neues Personal einzustellen.
Transparenz ist dabei der entscheidende Faktor. Ein Resource Overview pro Projekt bietet den schnellen Realitätscheck: Reichen die vorhandenen Kapazitäten, oder muss eine Ressourcenzuweisung beantragt werden? Ein klarer, schlanker Request-Prozess sorgt dafür, dass solche Entscheidungen nicht im Nebel getroffen werden sondern auf Basis der aktuellen Ressourcenauslastung. Und während Projekte laufen, hilft eine Heatmap mit Drilldowns bis auf Team- oder Mitarbeiterebene, den Überblick zu behalten. Drohende Engpässe durch Urlaubszeiten, Abwesenheiten oder Projektspitzen werden sichtbar, bevor sie den Plan gefährden.
Besonders wertvoll wird es, wenn kritische Rollen und Skills langfristig betrachtet werden. Die Darstellung der Rollen-Auslastung im Zeitverlauf – das sogenannte Auslastungs-Gebirge – zeigt, wo sich Druck über Monate hinweg aufbaut. Daraus lassen sich fundierte Entscheidungen ableiten: Ist es sinnvoll, vorhandene Mitarbeitende weiterzubilden? Können Aufgaben verschoben oder umverteilt werden? Müssen etwa Stellenprofile angepasst oder Teams umstrukturiert werden? Oder ist es Zeit für gezieltes Recruiting?
Am Ende geht es nicht darum, möglichst viele Dashboards zu bauen. Entscheidend ist, die richtigen Verknüpfungen herzustellen: von der Strategie des Unternehmens über die Prioritäten von Projekten bis hin zur Einsatzplanung jedes einzelnen Teammitglieds. Genau hier setzt integriertes Ressourcenmanagement an – und genau das werden wir in den kommenden Beiträgen dieser Serie Schritt für Schritt aufzeigen.
